Tietosuojaseloste Seinäjoen Seudun Urheilijat ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 22.8.2026 1.
Rekisterinpitäjä Seinäjoen Seudun Urheilijat ry, Petäjätie 2, 60550 Nurmo, Y-tunnus: 1577274-0 2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot Yleiset rekisteriin liittyvät asiat esim. tietojen muutokset ja kyselyt:
3. Rekisterin nimi Jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Seinäjoen Seudun Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on: • ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden osalta (ml. ohjaaja, valmentaja, muu vastuuhenkilö) osalta oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä: • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka • Alaikäisen jäsenen osalta o Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen o Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) • Valokuva • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä: • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) • Laskuihin liittyvät tiedot • Valokuva • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
6. Säännönmukaiset tietolähteet Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Seinäjoen Seudun Urheilijat ry:lle.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan Suomisport- sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsenrekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa: • Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa. • Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. • Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Rekisterin tietoja säilytetään vain niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen (kohta 4) toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Seuran jäsenrekisteristä poistetaan ei-aktiiviset jäsenet ja heidän kaikki rekisteritietonsa kahdesti vuodessa kesäkuussa ja joulukuussa. Suomisport-palvelun (www.suomisport.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. Suomisport-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. Suomisport-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
9. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse antanut rekisterinpitäjälle. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteystaholle. Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
